Tips to Make Your Emails More Effective

Long Emails Don't Get Read

You may take email for granted. However, effective email communication is as much a skill as anything else. When used effectively, email can be a powerful tool. However, one of the top email inefficiencies is message length. One of the top reasons your email isn't getting read is because it is too long. Writing long emails doesn't mean you are getting more work done. As people are fighting to get their inbox to empty, the last thing they want to do is read a multi-page rambling email.

Keep Those Emails Short

Resist the urge to write long and drawn out messages. If you find yourself writing long responses, you probably should be having a conversation, not an email writing contest. The shorter and tighter your email messages, the better chance that they will be read, understood and acted upon.

Here are 10 Reasons That Your Emails Are Too Long

1. You don't know what you are trying to say. It's like when someone calls you and says, "What's up?" Um, I don't know… you called me. Hold that email until you have something specific to say or ask.
2. You don't know what you are talking about. This is similar to when people endlessly talk in meetings to cover up their lack of information. Writing more isn't going to cover up the fact that you are lacking knowledge. This practice occurs in many companies when individuals send emails to "appear" busy.
3. Your signature is unnecessary. Your half-page signature doesn't need to be on all of your emails. Do you send emails with a 1 word response and then half of a page of signature? As well, please lose the attached graphic and cute quote.
4. You are writing a book. Emails are not books. If there is additional information, attach supporting documents. If you are putting a large table in your email, you should stop and consider whether it should be in an attachment.
5. You are spamming. This happens often in larger corporations. Employees feel the need to send each other lengthy updates of what they have been doing. And it's not just the remote employees. I used to get multi-page updates from a guy down the hall on his daily activities. Not needed.
6. You are rambling. Don't write a 2-page email to ask a 1-line question. Be direct. Thanks.
7. You are forwarding a mess. Instead of taking the time explain, you just forward your email stream. Ever get one of those, "See below..!" messages. Um, I don't want to read the 45 page back-and-forth that you participated in.
8. It shouldn't be an email. Don't send an email when it should be a meeting. Or a phone call. Sometimes email isn't the right medium for your message. If it is taking more than a few lines to explain, then go talk to the person you need to communicate with.
9. It should be multiple emails. Here is a good one. One boss combines all of the team items into one email. You may think this is an attempt at efficiency, however combining multiple emails into one doesn't work for everyone involved. And it creates great aftermath when people "Reply All."
10. You don't edit your emails. After you write an email, you should edit it before sending. Besides the obvious spelling and grammatical errors, you should be editing for content, meaning, and conciseness. Another good thumb-rule: the number of times you should re-read an email before sending is equal to the number of people you are sending it to. (And yes, this rule scales.)

Make Sure Your Email Gets to the Point

In today's high-speed communication, no one wants to read overly long email messages. If your emails are brief and to the point, your recipients will be more likely to get the point. Remember that short and sweet will beat the 3-page email every time.

حين يكون المستشارون هواة

أنتمى إلى فصيلة المستشارين بعد أن أفنيت عمرى فى العمل العام أحصل العلم وأدرسه ثم أطبقه عمليا فى ظروف عمل مختلفة وفى ثقافات مؤسسية متباينة فى مشروعات معظمها والحمد لله نجح فى حل المشكلات جذريا وبعضها نجح فى ذلك جزئيا والبعض – وهذا طبيعى جدا – فى كل نشاط يقوم به الإنسان لم يحقق الغرض منه على الإطلاق.. تعلمت فى "ورشة الحياة" أن كلمة استشارى تعنى بالدرجة الأولى شخص علمته الحياة أكثر بكثير مما تعلم فى قاعات الدراسة حتى وإن حصل على أرفع الدرجات العلمية، وأن مايشير به لابد وأن يكون قابلا للتطبيق مراعيا للظروف آخذا فى الحسبان الثقافة العامة التى سوف يصدر بها القرار والإمكانات المتاحة التى تضمن نجاحه والخطط البديلة لردود الأفعال المحتملة للإستعداد لها ومواجهتها.. وحين أطبق كل ذلك على ماحدث ويحدث فى مصر الآن لابد وأن يصيبنى نوع من زعزة اليقين فيما تعلمت ويجعلنى أتوقف عند مواقف ومشاهد أنوى أن أجعل منها منطلقا استفيد منه ويضيف إلى رصيدى العملى فى مخزون التنمية الذاتية الذى صاحب مشوار حياتى حتى الآن:

§       الرئيس يصدر إعلانا دستوريا يختلف حول مواده فقهاء القانون: بعضهم يرى أن من حقه أن يحصن قراراته ويستشهدون بمواد أول دستور للبلاد فى عهد عبد الناصر يحصن قرارات مجلس قيادة الثورة بألفاظ وعبارات تكاد تكون نسخة طبق الأصل مما ورد فى الإعلان الدستورى الذى كاد أن يضع مصر على شفا جرف هار ليس له قرار، والبعض يرفضه جملة وتفصيلا ويرى فيه ردة عن الديموقراطية واعتداء سافر للسلطة القضائية، وتأصيل لدكتاتورية الحكم .. معظم مستشارى الرئيس صرحوا بأنهم لم يعلموا عن الإعلان شيئا ومعهم وزير العدل وهو شيخ من شيوخ القضاء الأجلاء، وبعضهم احترم نفسه واستقال .. إذن الرئيس اتخذ القرار المصيرى الخطير وحده دون أن يستشير أحدا ممن اختارهم بنفسه لكى يشيروا عليه بالرأى – وهو غير ملزم له على أية حال - ثم يتخذ هو القرار الذى يراه صائبا بعد ذلك ويتحمل مسئوليته.. ولكن: هل صحيح أنه لم يستشر أحدا؟ أشك كثيرا فى ذلك، فلايمكن أن تصاغ وثيقة قانونية خطيرة بهذا الشكل دون أن يتولى ذلك خبير ومتخصص ودارس وممارس يعرض على الرئيس أكثر من مسودة ويجرى كثيرا من التعديلات لكى تصبح الوثيقة جاهزة للتوقيع قبل إعلانها والعمل بها!

§       لماذا لم يخرج الرئيس على الناس قبل – وليس بعد – الإعلان لكى يشرح للشعب ماالذى اضطره إلى اتخاذ التدابير الواردة به؟ ولاأقول هنا أن ذلك كان سوف يمنع أو حتى يخفف من المعارضة وإنما أتحدث عن ضرورة احترام الأمة والإستقواء بالشعب وليس فئة أو جماعة مهما كان قربها أو بعدها عن الرئيس .. فى النهاية هناك حدود لسلطات الرئيس لايمكن له أن يتجاوزها حتى فى غياب السلطة التشريعية والدستور. إذن لم يحدث تمهيد للإعلان يشرح مقاصده وارتباطه بتحقيق أهداف الثورة وربما الحفاظ على الأمن القومى للبلاد أو حمايتها من خطر داهم يتهدد أمنها وسلامتها أو وحدتها الوطنية .. الرئيس إذن بحاجة إلى خبراء فى العلاقات العامة والرأى العام يساعدونه كما يحدث بالخارج على الظهور بمظهر الرئيس القوى المسيطر على الأمور الواثق من قرارته ويختارون له التوقيت المناسب والوسيلة الملائمة لكى يتقبل الناس مايقول ويتوقعون ردود الأفعال المختلفة ويجهزون له الردود المناسبة عليها.

§       القوى الوطنية والإئتلافات والأحزاب هى الأخرى لاتؤدى ماأتوقعه منها فى ظرف خطير تمر به البلاد، ولا يتصرفون بمسئولية من استشعر هذا الخطر وحاول بكل مالديه من أدوات أن ينزع الفتيل عن قنبلة هائلة سوف تنفجر فى وجوهنا جميعا .. تباينت المواقف والبيانات والأدوار وتكاثرت منابر الخطابة وتنافس اصحاب الكلمة على الميكروفون فيما بدا أنه تصفية حسابات بدلا من توضيح أبعاد المشكلة وتداعياتها وطرح سبل الحل .. كنت أنتظر أن تكون تلك القوى وفدا منهم يطلب مقابلة الرئيس بصفة عاجلة ويعلنوا ذلك على الناس، ثم يذهبوا لمقابلته وإعلان اعتراضاتهم ومعها البدائل التى يقترحونها لإدارة الأزمة وحلها، بدلا من أن يتركوا انطباعا لدى قطاع كبير من الناس بأنهم لايجمعهم إلا هدف واحد هو إسقاط الرئيس، ولقد فعل ذلك على أية حال مجلس القضاء الأعلى وهم القادة الحقيقيون لحصن العدالة فى مصر.

§       أما ماآلمنى حقيقة أكثر من أى شيئ آخر فهو قطاع كبير من القضاة الذين اشتغلوا بالسياسة ففقدوا – وهم يعلمون ذلك يقينا – صلاحياتهم وظهروا فى اجتماعاتهم يجلس على منصتهم عدد ممن وردت أسماؤهم وقدمت فيهم بلاغات المفروض أنها قيد التحقيق فى تهم خطيرة وجنايات قتل الثوار ويصدرون توصيات تمس محراب العدالة وتغلق أبوابه فى وجوه المتقاضين تسجيلا لاعتراضهم على الإعلان الدستورى.. وفى المقابل كان هناك قطاع آخر من القضاة يعارض مواقف هؤلاء ويرفض أن ينصاع للقرارات التى اتخذوها ويفضلون أن يستمروا فى أداء رسالتهم النبيلة والا يعطلوا مصالح الناس ويقدمون الحجج على تأييدهم للإعلان الدستورى ومبرراته .. وكما قلت فى مناسبة سابقة للإحتفال بعودة النائب العام أكرر أننى كنت أتمنى أن يكون اجتماع القضاة فى ناديهم يتناسب مع صورة الوقار والهيبة فى أذهان الناس للقاضى يرتدى وشاح العدالة ويحكم فيما يعرض عليه ويعلنه بنفس الجلال والهيبة والوقار.